سجلات الطلبة

يوجد في الجامعة مكتب سجلات مزود بعدد كافٍ من الموظفين الذين:

• يتأكدون من تسجيل الطلبة بشكل صحيح.
• يقومون بالتأكد من دقة وصحة الشهادات والنصوص.
• ينظمون عملية جمع جميع سجلات الطلبة الرسمية والأصلية وصيانتها وتخزينها وإدارتها وذلك لتوفير التخزين الآمن ضد أي كوارث قد تحصل كالحرائق وغيرها. 
• يقومون بالتأكد من تخزين سجلات الطلبة الهامة مثل النصوص ومصادقات إتمام الدرجة بشكل آمن مع حقوق وصول محددة إما في نسخة إلكترونية أو ورقية ويمكن الوصول إليها لمدة لا تقل عن خمسين (50) عامًا.
•  تمتلك جامعة الفلاح نسخاً احتياطيًا إلكترونيًا مستمرًا خارج الموقع لجميع سجلات الطلبة الإلكترونية.
• يوجد لدى الجامعة سياسات تتعلق بما يشكل سجل الطالب الدائم ومن يمكنه إدارة السجلات وتحديثها ومن يمكنه الوصول إليها ومدة الاحتفاظ بها.
• لدى الجامعة سياسة تتعلق بنشر المعلومات للجمهور والتي تحترم حقوق الخصوصية الفردية وسرية السجلات وتخدم مصالح الطلبة والمؤسسة.
•  توجد لدى الجامعة سياسات وإجراءات لتدقيق الدرجات والموافقة على درجات الطلبة وتغييرها وغيرها من السجلات الأكاديمية للطلبة مع الإبلاغ بأي تغييرات تم إجراؤها.
•  تضمن جامعة الفلاح الاحتفاظ بجميع سجلات عمل الطلبة وتغييرات الدرجات في سجل الطالب.

سجلات الطلبة:

• تتخذ الجامعة جميع الخطوات الضرورية والمعقولة لحماية حقوق الطلبة في الخصوصية والسرية فيما يتعلق بسجلاتهم وبياناتهم الأكاديمية المحفوظة إما إلكترونيًا أو في نظام الحفظ اليدوي وتحتفظ الجامعة بالحق في استخدام المعلومات الواردة في السجلات الأكاديمية للامتثال التعليمي والتنظيمي أو للرد على طلبات أو متطلبات السلطات المختصة و / أو الأغراض المشروعة الأخرى. 
•  قد يؤدي أي خرق لسياسة السجلات الأكاديمية إلى أن تكون الجامعة بصفتها مُدَوَّن السجلات ومراقب البيانات مسؤولة قانونًا عن عواقب الانتهاك وقد تمتد هذه المسؤولية إلى الفرد الذي يعالج المعلومات ورئيس القسم الخاص به في ظل ظروف معينة.
•  تتبنى الجامعة المبادئ التالية في معالجة السجلات الأكاديمية للطالب:
• يجب معالجة سجلات الطلبة بشكل عادل وقانوني.
•  يجب الاحتفاظ بسجلات الطالب لغرض واحد أو أكثر من الأغراض المحددة والقانونية ولا يجوز معالجتها مرة أخرى بأي طريقة لا تتوافق مع هذا الغرض.
• يجب أن تكون سجلات الطلبة كافية وذات صلة وغير مفرطة / زائدة فيما يتعلق بالغرض الذي تتم معالجتها من أجله.
• يجب أن تكون سجلات الطلبة دقيقة ويتم تحديثها عند الضرورة.
• يجب اتخاذ التدابير الفنية والتنظيمية المناسبة ضد المعالجة غير المصرح أو الغير قانونية لسجلات الطلبة وضد الفقد العرضي (المفاجئ) أو في حال تدمير بيانات الطلبة.
• لا يجوز نقل سجلات الطلبة إلى أي طرف ثالث ما لم يكن وفقًا للوائح المعمول بها ويلتزم هذا الطرف ويضمن مستوى مناسبًا من الحماية لبيانات الطالب.
•  لن يتم استخدام صور الطلبة بأي شكل من الأشكال في المنشورات الإعلامية أو لأغراض أخرى دون إذن كتابي مسبق من الطالب.
•  لن يتم إصدار أي نسخة رسمية للطالب / المندوب المفوض إلا بعد تقديم "طلب نسخة" والتأكد من الوفاء بأي مستحقات مالية.
• يتحمل عمداء الكليات ومديرو الخدمات الإدارية والمساندة مسؤولية ضمان الالتزام بالسياسة كلاً في وحدته وتطوير وتشجيع الممارسات الجيدة في التعامل مع المعلومات في نطاق مسؤوليتهم.
• عندما يتم نقل السجلات الأكاديمية للطلبة داخليًا يجب على المستلم معالجة البيانات فقط بطريقة تتفق مع إشعار الجامعة والغرض الأصلي الذي تم جمع البيانات من أجله.